Collegamento tra POS e Registratore di Cassa Telematico

Lo scopo di questo documento è fornire una guida operativa per comprendere gli obblighi, le scadenze, le sanzioni e le opportunità legate al nuovo collegamento obbligatorio tra i terminali di pagamento (POS) e i Registratori Telematici (RT).

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1. Il Nuovo Obbligo: Contesto e Finalità

Il nuovo adempimento si inserisce in un più ampio contesto di digitalizzazione e tracciabilità fiscale promosso dal legislatore.

Come specificato dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424470/2025, lo scopo fondamentale della nuova disciplina è garantire un flusso di dati automatico e continuo  tra lo strumento che accetta il pagamento elettronico (il POS) e quello che certifica fiscalmente l’operazione (il Registratore Telematico). Già attualmente all’interno dello scontrino è indicato il metodo con cui il cliente ha pagato il corrispettivo e cioè contanti, pagamento elettronico o buoni acquisto e detto importo dovrà essere confrontato con quanto registrato dal POS, ricordiamo infatti che i gestori di mezzi elettronici sono tenuti a trasmettere mensilmente all’Agenzia delle Entrate i dati delle transazioni effettuate ai sensi dell’art.22, comma 5 del D.L. 124/2019.

Soggetti interessati L’obbligo riguarda tutti gli esercenti tenuti alla memorizzazione e alla trasmissione telematica dei corrispettivi. Nello specifico:

• Negozi, bar, ristoranti e attività commerciali con sede fissa.
• Artigiani e professionisti che certificano i corrispettivi tramite RT.
• Commercianti ambulanti e operatori su aree pubbliche, senza alcuna distinzione basata sull’assenza di una sede fissa.

L’unica eccezione rilevante, chiarita dalla Risposta a interpello n. 298/2025, riguarda i contribuenti “minori” nel settore dello spettacolo (cinema, teatri, concerti, ecc.) con un volume d’affari annuo non superiore a 50.000 euro, i quali restano esclusi dall’obbligo.

Vediamo ora come adempiere concretamente a questa nuova disposizione.

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2. Guida Operativa: Come Effettuare il Collegamento

È fondamentale sottolineare che il processo di collegamento tra POS e Registratore Telematico è interamente digitale e non richiede interventi fisici o cablaggi sui dispositivi. La procedura si svolge online e la sua corretta esecuzione è essenziale per garantire la piena conformità alla normativa.

2.1 La Procedura di Associazione

Il collegamento avviene esclusivamente tramite un servizio web che sarà reso disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Per ogni associazione, sarà necessario registrare tre dati fondamentali:

1. Il codice identificativo univoco del POS.
2. Il codice identificativo (matricola) del Registratore Telematico, già censito e attivato.
3. L’indirizzo dell’unità locale presso cui i dispositivi sono in uso.

Questa operazione può essere eseguita direttamente dall’esercente oppure delegando il proprio intermediario fiscale, come il nostro Studio.

2.2 Identificare il Codice Univoco del POS (Terminal ID)

Il dato cruciale per completare l’associazione è l’identificativo tecnico del terminale di pagamento, comunemente noto come Terminal ID (TID). Si tratta di un codice commerciale/tecnico e non di un dato fiscale. È possibile reperirlo attraverso diverse modalità:

1. Contratto con il gestore: Verificare il contratto di fornitura del POS (banca, Nexi, SumUp, ecc.) cercando le voci Numero terminale POS, Terminal ID, o ID POS.
2. Scontrino di prova: Effettuare una stampa di prova o una chiusura giornaliera dal POS. Sulla ricevuta cartacea compariranno diciture come TID: XXXXXXXX o Terminale: XXXXX.
3. Etichetta fisica sul dispositivo: Controllare le etichette poste sul retro o sotto il terminale. Attenzione a non confondere il Terminal ID con il numero di serie (anche se in rari casi possono coincidere).
4. Area riservata del gestore POS: Accedere al portale online del proprio fornitore (home banking o portale merchant) e cercare la sezione dedicata ai dispositivi o ai terminali attivi.
5. Assistenza clienti del gestore: In caso di dubbio, la soluzione più rapida è contattare l’assistenza clienti e richiedere esplicitamente il “Terminal ID per il collegamento al registratore telematico”.

Errore Comune da Evitare

Per la procedura di collegamento, è fondamentale inserire il dato corretto.

• ❌ NON vanno inseriti: il numero di conto corrente, il codice esercente, il numero del contratto.
• ✔ VA inserito: l’identificativo univoco del POS, che di norma è il Terminal ID (TID).

La responsabilità della correttezza del dato inserito ricade interamente sull’esercente.

Una volta compresa la procedura, è essenziale rispettare le tempistiche definite dalla normativa.

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3. Le Scadenze da Rispettare

Il rispetto delle scadenze è un elemento cruciale per evitare di incorrere in sanzioni. Il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate ha definito una doppia tempistica, che varia in base alla data di attivazione del dispositivo POS.

Di seguito una tabella riassuntiva per una consultazione immediata:

Situazione	Termine per il Collegamento
POS già attivi con contratto in vigore a gennaio 2026	Entro 45 giorni dalla data in cui il servizio web sarà reso disponibile (data da comunicare dall’Agenzia delle Entrate).
POS attivati dopo il 31 gennaio 2026	Tra il 6° giorno e l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo alla data di disponibilità del POS.
Variazione di un collegamento esistente (es. cambio POS o RT)	Si applicano le stesse regole dei POS di nuova attivazione.

Nota bene: Ai fini del calcolo delle scadenze, il sabato è considerato non lavorativo.

Per maggiore chiarezza, riportiamo l’esempio pratico fornito dall’Agenzia: per un POS reso disponibile all’esercente il 1° febbraio 2026, il collegamento dovrà essere effettuato nella finestra temporale che va dal 6 aprile 2026 al 30 aprile 2026.

Il mancato rispetto di questi termini comporta l’applicazione di un severo regime sanzionatorio, che analizziamo nel dettaglio di seguito.

Attenzione, ad oggi il servizio non è attivo, si pensa possa essere utilizzabile entro il mese di marzo 2026

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4. Il Regime Sanzionatorio: Cosa si Rischia

Il legislatore non ha introdotto un sistema sanzionatorio completamente nuovo, ma ha integrato l’obbligo di collegamento nel quadro normativo già esistente (D.Lgs. 471/1997), inasprendo di fatto le conseguenze per gli inadempienti.

Le sanzioni previste sono le seguenti:

• Sanzione specifica per mancato collegamento: È stata introdotta una nuova sanzione amministrativa pecuniaria che va da 1.000 a 4.000 euro per la mancata associazione tra il POS e il Registratore Telematico entro i termini previsti.
• Sanzioni per violazioni di memorizzazione e trasmissione: Nel caso in cui la violazione non incida sulla liquidazione dell’IVA, si applica una sanzione di 100 euro per ogni invio omesso o errato, con un limite massimo di 1.000 euro a trimestre e senza possibilità di applicare il cumulo giuridico.
• Sanzioni accessorie: Oltre alle multe, restano applicabili misure ben più gravi. In caso di violazioni ripetute, l’Amministrazione Finanziaria può disporre la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, una misura che si estende ora esplicitamente anche al mancato collegamento RT-POS.

Se da un lato il quadro normativo introduce oneri e rischi, dall’altro prevede anche delle opportunità per i contribuenti virtuosi.

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5. Misure Premiali: Le Opportunità per i Contribuenti Virtuosi

In un contesto di adempimenti crescenti, è importante ricordare che l’adozione sistematica di strumenti di pagamento tracciabili può tradursi in concreti benefici fiscali, spesso trascurati.

Riduzione dei termini di accertamento Una delle misure più significative è la riduzione di due anni dei termini di accertamento ai fini IVA e delle imposte sui redditi. Questo beneficio spetta ai contribuenti che garantiscono la tracciabilità di tutti gli incassi e i pagamenti di importo superiore a 500 euro. Per usufruirne, è necessario indicarlo nelle apposite caselle della dichiarazione dei redditi (es. RS136, RS269). Dal punto di vista strategico, è importante comprendere che, sebbene in passato molti professionisti fossero restii a barrare tali caselle per timore di attirare l’attenzione del Fisco, il nuovo contesto normativo rende questa scelta più logica e sicura. In un sistema che spinge verso un “tutto tracciato”, per un’impresa conforme diventa naturale e vantaggioso avvalersi di questo beneficio.

Credito d’imposta sulle commissioni POS Resta pienamente operativo il credito d’imposta del 30% sulle commissioni addebitate per le transazioni elettroniche. Le sue caratteristiche principali sono:

• A chi spetta: Esercenti con ricavi o compensi fino a 400.000 euro nell’anno precedente.
• Per quali transazioni: Pagamenti ricevuti da clienti persone fisiche (non si applica alle transazioni B2B).
• Come si utilizza: Mensilmente, in compensazione tramite modello F24, utilizzando il codice tributo 6916.
• Natura dell’agevolazione: È un aiuto di Stato in regime “de minimis”, da monitorare nel quadro RS della dichiarazione dei redditi.

Nonostante questi benefici, l’applicazione pratica delle nuove regole presenta alcune complessità operative che è bene conoscere.

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6. Casi Pratici e Criticità Operative

L’obiettivo di questa sezione è affrontare le situazioni operative più comuni e le inevitabili sfide di riconciliazione che gli esercenti si troveranno ad affrontare. È irrealistico pretendere che il totale dei corrispettivi giornalieri coincida sempre al centesimo con il totale degli incassi elettronici. Si pensi a un esempio banale ma frequente: un ristorante emette un solo scontrino da 200 euro per un tavolo, ma il conto viene saldato con due pagamenti distinti da 100 euro su due carte diverse. Sarà quindi la corretta documentazione a giustificare queste discrepanze.

• Più POS su un unico Registratore Telematico: È assolutamente possibile associare un numero illimitato di terminali POS (anche di gestori diversi o “soft-POS” su smartphone) a un unico Registratore Telematico. La condizione è che ogni singolo dispositivo venga censito e collegato correttamente all’unità locale tramite la procedura web.
• Artigiano con RT “virtuale”: L’obbligo sussiste anche per chi, non avendo un RT fisico, utilizza la procedura web dell’Agenzia delle Entrate per emettere i documenti commerciali. In questo caso, il collegamento avverrà associando l’ID del POS al “codice dispositivo relativo alla procedura web”.
• Gestione di fatture e corrispettivi con un unico POS: Non è obbligatorio dotarsi di POS distinti per incassare corrispettivi (scontrini) e fatture. L’unico POS utilizzato deve essere comunque collegato all’RT. La scelta di separare i dispositivi risponde a esigenze di organizzazione interna, non a un obbligo di legge.
• Il caso dei distributori di carburante: Questa categoria presenta una criticità specifica: il POS registra sia i pagamenti per il carburante (fatturati) sia quelli per servizi accessori (scontrinati). In questo scenario, il POS va comunque collegato all’RT dell’area “negozio/servizi”, e la riconciliazione contabile dovrà tenere conto delle fatture emesse per il carburante per giustificare gli scostamenti.
• Il nodo delle piattaforme di delivery (es. Just Eat, Deliveroo): Questa è una delle aree più complesse. Il flusso prevede: 1) l’esercente emette uno scontrino per l’importo lordo dell’ordine; 2) successivamente, incassa dalla piattaforma un bonifico per l’importo netto, già decurtato delle commissioni. Questo genera uno scostamento sistematico tra corrispettivi (lordi) e incassi (netti).

Suggerimento Operativo per il Delivery Per documentare e giustificare gli scostamenti derivanti dal delivery, è fondamentale scaricare e conservare sistematicamente i riepiloghi periodici forniti dalle piattaforme. Questa documentazione sarà indispensabile per dimostrare la congruità dei flussi in caso di futuri controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

• La questione Satispay: Allo stato attuale, i pagamenti tramite Satispay non rientrano nell’obbligo di collegamento. La ragione è tecnica: la piattaforma non rientra tra gli intermediari dei servizi di pagamento vigilati dalla Banca d’Italia che sono inclusi nel perimetro del provvedimento. È tuttavia plausibile che la situazione possa evolvere in futuro.
• Il tema della Privacy: Il sistema è stato progettato per monitorare i flussi finanziari dell’esercente e non memorizza i dati nominativi del cliente finale. La transazione viene registrata, ma senza associare il pagamento al titolare della carta. Lo scopo è verificare la coerenza tra incassi e corrispettivi dell’operatore, non costruire un profilo di spesa del singolo cittadino. È importante sottolineare che questo flusso di dati resta distinto e non sostituisce il canale dei controlli finanziari sui conti correnti, già disciplinato da tempo.

Una gestione contabile e documentale attenta sarà quindi decisiva per affrontare le nuove sfide operative.

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7. Conclusioni e Prossimi Passi

Il nuovo obbligo di collegamento tra POS e Registratore Telematico rappresenta un ulteriore metodologia di controllo messa in atto dall’Agenzia delle Entrate con ripercussioni nell’operatività delle aziende. Per affrontare questa transizione con successo, sono fondamentali due principi guida:

1. Rigore Procedurale: È essenziale identificare correttamente il Terminal ID (TID) di ogni dispositivo e rispettare scrupolosamente le scadenze per l’associazione telematica, al fine di evitare onerose sanzioni.
2. Diligenza Documentale: Sarà cruciale conservare in modo ordinato tutta la documentazione utile a giustificare le inevitabili incongruenze tra i corrispettivi certificati e gli incassi effettivi, come i riepiloghi delle piattaforme di delivery o le note relative ai pagamenti frazionati.

Vi invitiamo a non attendere l’ultimo momento per verificare i Vostri dispositivi, nel caso non siate in grado di operare in modo autonomo potete comunicare l’identificativo del POS allo Studio per procedere con la comunicazione.

Studio Consulco